我院首次开展学生档案管理抽查活动

为进一步了解我院学生档案管理现状，强化学生档案管理，12月24日上午，学院办公室与学生处联合开展了一次学生档案管理抽查活动。经过协商，英语系和机电工程系分别作为文理科系（部）代表，被选为抽查对象。

上午九点，学院档案室、学生处老师一行三人首先来到英语系。该系党总支书记姜扬老师带领大家参观了他们系存放学生档案的专柜，简明扼要地介绍了英语系学生档案管理的现状，接着抽查了档案制度、档案登记和档案材料。最后，大家一起讨论交流了当前学生档案管理工作中存在的困难与问题。

离开英语系，随行三人来到机电工程系。在该系党总支书记李忠豪老师的引领下，参观了他们系存放学生档案的专柜，抽查了一至四年级的学生档案，并提出几点建议。

本次学生档案管理抽查活动主要围绕四点进行：1、档案是否有专人负责；2、档案是否有专柜存放；3、档案是否有查借制度（查借制度和查借记录等）；4、档案是否与档案袋背面的记录一致。此次抽查通过听情况介绍、看存放现场、核档案材料等发现：我们所到系（部）分管领导重视学生档案工作，学生档案都有专人负责、有专柜摆放。但是，其中也存在不少问题。比如：档案专柜标示需要规范醒目；档案专柜需要上锁管理；档案柜内需要排列整齐、方便查找：档案管理制度需要完善、上墙；新生高中档案需要及时核查入袋；大学四年材料需要及时跟进归档。

通过这次联合开展的学生档案管理抽查活动，将对其他系（部）的学生档案管理工作起到推动和促进作用，同时希望未被抽查的系（部）举一反三，更加重视和规范学生档案管理。